Die Einstellung Ihres ersten Mitarbeiters ist einer der aufregendsten und zugleich nervenaufreibendsten Schritte als Unternehmer. Sie ist ein Zeichen dafür, dass Ihre Idee wächst, Ihre Arbeitsbelastung zunimmt und Sie bereit sind, etwas Größeres als sich selbst aufzubauen. Gleichzeitig bedeutet sie aber auch den Einstieg in eine neue Phase der Verantwortung – nicht nur finanziell, sondern auch rechtlich und emotional.

Wenn Sie an diesem Punkt angekommen sind, wird Ihnen dieser Leitfaden weiterhelfen. Er deckt alles ab, was Sie wissen müssen – von der Überprüfung Ihrer Bereitschaft bis hin zur Einarbeitung Ihres ersten Teammitglieds. Tauchen wir ein.

1. Wissen, wann der richtige Zeitpunkt für eine Einstellung ist

Bevor Sie mit der Suche nach Kandidaten beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie aus den richtigen Gründen einstellen – nicht nur aus Panik oder Erschöpfung.

Stellen Sie sich folgende Fragen:

• Lehnen Sie regelmäßig Aufträge ab, weil Sie völlig ausgelastet sind?

• Leidet die Qualität Ihres Services unter der Überlastung?

• Gibt es wiederkehrende Aufgaben, die Sie an jemand anderen delegieren könnten?

• Kann Ihr Unternehmen finanziell eine weitere Person tragen – nicht nur in diesem Monat, sondern langfristig?

Eine zu frühe Einstellung kann Ihre Liquidität belasten. Eine zu späte Einstellung kann Ihr Wachstum bremsen. Machen Sie sich klar, warum Sie einstellen wollen, und stellen Sie sicher, dass Sie sowohl mental als auch finanziell bereit sind, eine weitere Person in Ihrem Team zu unterstützen.

2. Definieren Sie die Rolle, bevor Sie rekrutieren

Viele Erstarbeitgeber tappen in die Falle, jemanden „zur Unterstützung bei allem“ einstellen zu wollen. Doch vage Stellenbeschreibungen führen zu falschen Erwartungen – und zu Frustration auf beiden Seiten.

Beginnen Sie damit, Folgendes klar festzuhalten:

• Einen eindeutigen Jobtitel – z. B. Kundenservice-Assistent, Marketing-Koordinator, Unterstützung im operativen Bereich.

• Zentrale Aufgabenbereiche – listen Sie die täglichen Hauptaufgaben auf.

• Erforderliche Fähigkeiten und Erfahrungen – seien Sie konkret, aber realistisch.

• Arbeitszeiten und –ort – handelt es sich um eine Teilzeit-Remote-Stelle oder eine Vollzeitposition vor Ort?

Eine klar definierte Rolle hilft Ihnen, die richtige Person zu finden – nicht nur jemanden, der den Job erledigen kann, sondern jemanden, der genau diesen Job will.

3. Verstehen Sie die rechtlichen Grundlagen

Sobald Sie sich entscheiden, jemanden einzustellen, sind Sie nicht mehr nur Unternehmer – Sie sind jetzt auch Arbeitgeber. Und das bringt rechtliche Verpflichtungen mit sich.

Hier ist eine vereinfachte Checkliste, um die wichtigsten Punkte abzudecken:

• Als Arbeitgeber registrieren: In vielen Ländern benötigen Sie eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (z. B. Steuer-ID).

• Lohnabrechnung einrichten: Dazu gehört das korrekte Einbehalten von Steuern und das Führen ordnungsgemäßer Aufzeichnungen.

• Arbeitsrecht verstehen: Dazu zählen Mindestlohn, Überstundenregelungen, Antidiskriminierungsgesetze und Arbeitnehmerrechte.

• Unfallversicherung abschließen: In vielen Regionen ist eine gesetzliche Unfallversicherung für Mitarbeiter Pflicht.

• Einen einfachen Arbeitsvertrag aufsetzen: Legen Sie Gehalt, Aufgaben, Arbeitszeiten und Kündigungsfristen klar fest.

Verlassen Sie sich in diesem Punkt nicht auf das Bauchgefühl. Wenn Sie unsicher sind, ziehen Sie unbedingt einen Steuerberater oder Rechtsanwalt hinzu, der auf kleine Unternehmen spezialisiert ist.

4. Gestalten Sie einen durchdachten Einstellungsprozess

Auch wenn Sie nur eine einzige Person einstellen, sollten Sie den Prozess nicht überstürzen. Eine Fehlbesetzung kann Sie am Ende mehr kosten, als sich die Zeit zu nehmen, es richtig zu machen.

Diese Schritte sollten Sie berücksichtigen:

• Erstellen Sie eine überzeugende Stellenanzeige: Schreiben Sie ehrlich und menschlich – heben Sie hervor, was Ihr Unternehmen besonders macht.

• Wählen Sie die richtigen Plattformen: Beginnen Sie mit kostenlosen Portalen, fachspezifischen Jobbörsen oder Ihrem persönlichen Netzwerk.

• Sichten Sie Bewerbungen gezielt: Schauen Sie über den Lebenslauf hinaus – passen die Werte der Person zu Ihrem Unternehmen? Zeigt sie echtes Interesse an Ihrer Mission?

• Führen Sie strukturierte Vorstellungsgespräche: Kombinieren Sie fachliche Fragen mit solchen, die auf Persönlichkeit und Motivation abzielen.

• Holen Sie Referenzen ein: Ein kurzes Gespräch mit einem früheren Vorgesetzten kann wertvolle Einblicke geben.

Suchen Sie eine ausgewogene Mischung aus Kompetenz, Einstellung und Neugier. Sie stellen nicht nur jemanden für Aufgaben ein – Sie holen jemanden in Ihre Vision mit hinein.

5. Machen Sie ein überzeugendes Jobangebot

Sie brauchen kein Google-Budget, um großartige Talente zu gewinnen – aber Sie müssen durchdacht vorgehen.

Denken Sie über folgende Punkte nach:

• Ein faires Einstiegsgehalt, basierend auf Marktrecherchen.

• Wirklich relevante Zusatzleistungen: Dazu können flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten, Weiterbildungschancen oder ein Budget für berufliche Entwicklung gehören.

• Klare Erwartungen: Seien Sie offen darüber, wie der Job heute aussieht – und welches Entwicklungspotenzial er in Zukunft bietet.

Klein zu sein kann ein echter Vorteil sein. Sie können Flexibilität, Eigenverantwortung und die Möglichkeit bieten, wirklich etwas zu bewegen – Dinge, die viele Menschen mehr schätzen als typische Großkonzern-Vorteile.

6. Onboarding wie ein Profi

Der erste Eindruck zählt – besonders am ersten Arbeitstag. Ihr neuer Mitarbeiter wird sich daran erinnern, wie es sich angefühlt hat, Ihr Unternehmen zu betreten – und ob er sich unterstützt oder überfordert gefühlt hat.

Ein gutes Onboarding-Programm umfasst:

• Eine Einführungsveranstaltung: Vermitteln Sie den Zweck Ihres Unternehmens, Ihre Grundwerte und die Arbeitskultur.

• Eine strukturierte erste Woche: Setzen Sie klare Ziele für Tag 1, Tag 3 und Tag 7.

• Schulungen und Dokumentation: Selbst eine einfache Checkliste hilft neuen Mitarbeitenden, sich schneller zurechtzufinden.

• Regelmäßige Feedbackgespräche: Vereinbaren Sie wöchentliche Einzelgespräche, um Fragen zu klären und Vertrauen aufzubauen.

Sie haben nur eine Chance, Ihren ersten Mitarbeiter wirklich willkommen zu heißen. Machen Sie sie unvergesslich.

7. Bauen Sie von Anfang an eine starke Unternehmenskultur auf

Als Gründer geben Sie den Ton an. Ihre erste Einstellung folgt nicht nur Ihrem Vorbild – sie wird Ihre Unternehmenskultur aktiv mitgestalten.

Was bedeutet das konkret?

• Seien Sie transparent und offen in Bezug auf Ihre Ziele und Herausforderungen.

• Feiern Sie Erfolge – auch die Kleinen.

• Bitten Sie frühzeitig und regelmäßig um Feedback.

• Fördern Sie Eigenverantwortung: Lassen Sie Ihren Mitarbeiter Ideen einbringen, nicht nur Aufgaben erledigen.

Kultur bedeutet nicht Tischkicker oder Gratis-Snacks – sondern, wie Menschen miteinander umgehen, Probleme lösen und gemeinsam wachsen. Wenn das stimmt, bauen Sie ein Unternehmen auf, für das es sich zu arbeiten lohnt.

Abschließende Gedanken

Die Einstellung Ihres ersten Mitarbeiters ist ein großer Schritt. Sie erfordert eine Mischung aus Strategie, Intuition und Vertrauen. Ab jetzt arbeiten Sie nicht nur in Ihrem Unternehmen, sondern auch bei Ihnen.

Nehmen Sie sich Zeit, bereiten Sie sich gut vor – und denken Sie daran: Sie müssen nicht perfekt sein, sondern bewusst handeln. Der richtige Mitarbeiter hilft Ihnen nicht nur bei der täglichen Arbeit, sondern hilft dabei, Ihr Unternehmen auf das nächste Level zu bringen.